Întrebări esențiale înaintea dezvoltării unui intranet personalizat

Un intranet personalizat reprezintă o decizie strategică pentru orice companie. Totuși, pentru a evita investiții ineficiente sau soluții care nu se aliniază nevoilor reale ale companiei, este esențial să adresați anumite întrebări critice înainte de a iniția proiectul.

Adresând aceste întrebări înainte de a începe proiectul, veți putea asigura că intranetul personalizat va corespunde perfect nevoilor companiei dumneavoastră.
Nu doar că vor contura arhitectura viitorului sistem, dar vor și ghida întreaga implementare, asigurându-se că intranetul creat se aliniază perfect cu obiectivele și cerințele necesesare.

Care sunt obiectivele clare pe care dorim să le atingem cu un intranet personalizat?

Fără o viziune clară asupra scopurilor pe care dorim să le atingem, există riscul major de a construi un sistem ale cărui beneficii să fie vagi sau inexistente. De aceea, stabilirea unor obiective concrete este esențială.
Acestea pot include:
Îmbunătățirea colaborării între departamente: Doriți să facilitați comunicarea și cooperarea între echipe?
Gestionarea eficientă a documentelor: Aveți nevoie de un sistem care să simplifice organizarea și accesul la documente?
Automatizarea proceselor administrative: Intenționați să economisiți timp prin automatizarea sarcinilor administrative?
Ce trebuie să livreze intranetul / care sunt problemele care necesită rezolvare prin intermediul unui intranet personalizat?

Odată ce obiectivele sunt definite, structurați proiectul în jurul lor pentru a asigura un rezultat optim.
De exemplu, dacă unul dintre obiective este reducerea timpului petrecut în căutarea documentelor esențiale, sistemul ar trebui să includă funcționalități avansate de indexare și căutare.

Este soluția scalabilă și pregătită pentru viitor?

Pe măsură ce companiile evoluează, nevoile lor se schimbă, iar un intranet eficient trebuie să fie conceput pentru a crește odată cu organizația. Aceasta înseamnă posibilitatea de a adăuga noi module, integrarea de tehnologii emergente și gestionarea unui număr tot mai mare de utilizatori fără compromisuri în ceea ce privește performanța.

De exemplu, o companie care pornește cu 50 de angajați, dar anticipează o creștere la 100 în câțiva ani, trebuie să aibă un intranet capabil să susțină această extindere fără blocaje sau încetiniri. Acest lucru impune alegerea unei infrastructuri robuste, capabile să se adapteze dinamic, fără a genera costuri prohibitive pentru upgrade-uri sau restructurări majore.

Prin adoptarea unei arhitecturi scalabile, companiile își asigură un intranet flexibil, capabil să evolueze odată cu ele, fără a deveni un obstacol în dezvoltarea organizațională.

Cât de ușor va fi adoptat intranetul de către angajați?

Succesul unui intranet depinde de gradul de utilizare în rândul angajaților. O platformă dificil de folosit va duce la rezistență și la o implementare ineficientă. Pentru a evita acest lucru, este esențial ca intranetul să aibă o interfață intuitivă, să fie ușor de navigat și să ofere acces rapid la funcțiile esențiale.

Adoptarea rapidă a sistemului poate fi asigurată printr-un proces clar de instruire și prin suport tehnic constant. Trainingul inițial trebuie să fie bine structurat, iar documentația să fie accesibilă pentru toți utilizatorii. De asemenea, intranetul trebuie să fie compatibil cu dispozitivele și sistemele utilizate în companie, astfel încât angajații să poată accesa informațiile fără restricții tehnice.

Un alt factor important este colectarea de feedback și optimizarea constantă a platformei. Monitorizarea modului de utilizare și ajustarea funcționalităților în funcție de nevoile reale ale angajaților contribuie la o integrare mai eficientă a sistemului în fluxul de lucru zilnic

Cât de bine se integrează intranetul cu alte soluții utilizate în companie

Un intranet nu trebuie să funcționeze izolat, ci să se integreze perfect cu ecosistemul digital al companiei. Compatibilitatea cu alte soluții utilizate este esențială pentru un flux de lucru eficient, eliminând sarcinile repetitive și îmbunătățind gestionarea datelor.

Sistemul trebuie să permită schimbul de informații în timp real și să faciliteze automatizarea proceselor între diferite platforme. Indiferent de software-ul utilizat pentru managementul resurselor, al proiectelor sau al datelor operaționale, intranetul trebuie să fie flexibil și să suporte integrarea bidirecțională fără limitări tehnice.

Prin utilizarea unor arhitecturi deschise și a unor mecanisme personalizate de conectivitate, se poate asigura o interoperabilitate completă, adaptată specific nevoilor organizației. Acest lucru permite scalabilitate, optimizare continuă și eliminarea blocajelor cauzate de lipsa compatibilității între sisteme.

Cum va fi asigurat suportul tehnic și mentenanța?

Un sistem informatic necesită în mod inevitabil mentenanță și actualizări constante. Este crucial să clarificați cine va fi responsabil pentru aceste aspecte: echipa internă de IT sau o companie terță?
În plus, trebuie luate în considerare aspecte precum:
Frecvența actualizărilor – vor exista update-uri lunare, trimestriale sau doar atunci când apar probleme?
Asigurarea securității – cum vor fi gestionate vulnerabilitățile și cum se va proteja sistemul împotriva atacurilor cibernetice?
Costurile de întreținere – va exista un abonament lunar pentru mentenanță sau se vor percepe taxe per intervenție?